NHỮNG VIỆC PHẢI LẬP THÀNH VĂN BẢN KHI ỦY QUYỀN

Uỷ quyền có thể bằng miệng, nhưng trong nhiều trường hợp phải lập thành văn bản thì mới có giá trị.

Theo điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, uỷ quyền được hiểu là cá nhân, tổ chức cho phép cá nhân, tổ chức khác có quyền đại diện mình quyết định, thực hiện một hành động pháp lý nào đó. Nhưng người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc uỷ quyền đó.

Ủy quyền là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện. Việc ủy quyền và đại diện ủy quyền giữa các bên có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như hành vi cụ thể, văn bản, kể cả bằng miệng. Tuy nhiên có nhiều trường hợp việc ủy quyền phải được lập thành văn bản thì mới có giá trị. Cụ thể gồm:

Ủy quyền đăng ký hộ tịch

Theo Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp:

Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.

Ủy quyền xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1

Khoản 3 điều 45 Luật Lý lịch tư pháp 2009 quy định cá nhân có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1. Việc ủy quyền phải lập thành văn bản. Nếu người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền.

Ủy quyền giao dịch

Thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức không có tư cách pháp nhân ủy quyền cho người đại diện cho hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia xác lập, thực hiện giao dịch. Nội dung này được quy định tại điều 101 Bộ luật Dân sự 2015.

Ủy quyền khi mang thai hộ

Khoản 2, điều 96 Luật Hôn nhân gia đình 2014 nêu, thỏa thuận về việc mang thai hộ (vì mục đích nhân đạo) phải được lập thành văn bản có công chứng. Trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận, việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng. Nếu ủy quyền cho người thứ ba là không có giá trị pháp lý.

Cổ đông ủy quyền cho người khác

Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu: Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.

Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.

Một số trường hợp khác phải lập văn bản ủy quyền khi ủy quyền

Người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình (theo khoản 3 điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020).

Chủ tịch doanh nghiệp Nhà nước vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch công ty (khoản 7 điều 99 Luật Doanh nghiệp 2020)

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty (theo khoản 4 điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020).

Đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự ủy quyền tham gia tố tụng hành chính (khoản 3 Điều 60, khoản 6 điều 205 Luật Tố tụng hành chính 2015 và Công văn 18/UBTVQH14-TP năm 2016).

Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam được nhận thừa kế thì ủy quyền cho người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất nộp hồ sơ việc nhận thừa kế (khoản 4 điều 186 Luật Đất đai 2013).